Evenementen

Overzicht

De RusPrix-kalender bestaat uit meerdere momenten per jaar. In het voorjaar worden nominaties geopend en vinden er informatiesessies plaats voor kandidaten en partners. In de vroege zomer volgt het hoogtepunt: de officiële uitreiking met ontvangst, plenaire opening, awardceremonie en galadiner. In het najaar worden, afhankelijk van behoefte en beschikbaarheid van partners, aanvullende bijeenkomsten georganiseerd, zoals sectorgerichte rondetafels, projectpresentaties, netwerkborrels en kleinschalige culturele avonden. Elk onderdeel is ontworpen om mensen en organisaties met bewezen impact bij elkaar te brengen, nieuwe samenwerkingen te starten en best practices te delen.

Jaarlijkse ceremonie

De ceremonie is een formele avond met een strak maar gastvrij protocol. De ontvangst start doorgaans aan het einde van de middag met registratie en een korte fotomoment. Daarna volgt de plenaire opening, de bekendmaking van laureaten per categorie en de overhandiging van de onderscheidingen. De avond sluit af met een zittend diner of walking dinner, waar sprekers, genomineerden, juryleden en partners elkaar informeel kunnen spreken. Dresscode: black tie of formeel zakelijk. Werktaal tijdens toespraken is Nederlands en Engels; indien van toepassing wordt samenvattende vertaling voorzien.

Zakelijk programma

Naast de ceremonie is er een inhoudelijk programma waarin concrete ervaringen en resultaten centraal staan. De opzet is compact, met maximaal effect voor deelnemers:

• Keynotes case-talks: korte presentaties over gerealiseerde projecten en leerpunten.
• Paneldiscussies: thematisch ingedeeld (o.a. logistiek, high-tech, onderwijs wetenschap, cultuur erfgoed, agro food).
• Matchmaking: vooraf ingeplande één-op-één gesprekken op basis van interesseprofielen.
• Project-expo: compacte stands of demo-tafels voor partners en genomineerden.

Het doel is concreet: niet praten om het praten, maar partners samenbrengen die elkaar echt verder helpen, inclusief vervolgafspraken na het event.

Cultureel programma

RusPrix is meer dan een prijsuitreiking. Het culturele programma onderstreept de rol van kunst en erfgoed in internationale samenwerking. Denk aan korte muziek- of dansoptredens, filmfragmenten, tentoonstellingen of live-interventies van jonge makers. Waar mogelijk worden opbrengsten en aandacht gekoppeld aan sociaal-maatschappelijke initiatieven en educatieve projecten.

Deelnemen uitnodigingen

Deelname aan de ceremonie is op uitnodiging. Professionals uit bedrijfsleven, overheid, kennisinstellingen, cultuur en media kunnen een uitnodiging aanvragen via het contactformulier op de homepage. Elke aanvraag wordt individueel beoordeeld op relevantie voor de doelstellingen van de award en de capaciteit van de locatie. Voor het dagprogramma (panels, matchmaking) is bevestiging vooraf vereist; u ontvangt dan een persoonlijke badge en tijdslot(s) voor gesprekken. Gastregistratie sluit zodra het maximum is bereikt.

Nominaties en categorieën

Jaarlijks worden projecten en personen voorgedragen in categorieën als Business Excellence, Innovatie, Duurzaamheid, Cultuur, Onderwijs Wetenschap en Bijzondere Bijdrage. Dossiers bevatten een feitelijke beschrijving van resultaten, meetbare impact, partners, tijdlijn, media-verwijzingen en een korte motivatie. De jury werkt onafhankelijk op basis van vooraf bekendgemaakte criteria: aantoonbare relevantie, duurzame waarde, integriteit en overdraagbaarheid van ervaringen. In sommige jaren wordt een Publieksprijs toegevoegd, waarvoor een aparte stemronde wordt gecommuniceerd.

Sprekers, gasten en media

De line-up bestaat uit een combinatie van bestuurders, ondernemers, onderzoekers, kunstenaars en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. Media kunnen accreditatie aanvragen; geaccrediteerde pers krijgt toegang tot een afgescheiden werkplek, basiskit met namen/functies en rechteninformatie voor beeldgebruik. Interviews met laureaten en sprekers worden ingepland binnen vaste tijdvakken om de doorstroom te bewaken.

Sponsoring partnerschappen

Voor partners zijn er duidelijke pakketten (Hoofdsponsor, Co-sponsor, Supporter, Mediapartner) met heldere deliverables: zichtbaarheid op locatie en in programmadragers, vermelding in openings- en slotwoord, beperkt aantal VIP-uitnodigingen, verkorte pitch in het dagprogramma of een tafelhost-rol tijdens het diner. Contenthergebruik (logo’s, quotes, foto’s) vindt plaats in overleg en binnen de overeengekomen rechten. We selecteren liever minder logo’s met relevante inhoud dan veel logo’s zonder verhaal.

Vrijwilligers stagiairs

Een compacte eventcrew ondersteunt ontvangst, registratie, zaalwissels, timekeeping, gastbegeleiding, backstage en pers. Vrijwilligers volgen vooraf een korte instructie en krijgen ter plaatse een coördinator. Na afloop is er een verklaring van deelname (desgewenst met taakomschrijving) en, indien passend, een referentie. Stagiairs kunnen meedraaien in eventmanagement, redactie of partnerrelaties.

Indicatieve planning

Onderstaande tijdlijn is indicatief en kan per editie licht afwijken. Exacte data en tijden worden per jaar op de homepage bevestigd.

• Februari–maart: opening nominaties, infosessies voor inzenders en partners.
• April: shortlist, opzet dagprogramma, eerste sprekers bekend.
• Mei: finale selectie, pers- en partnerbriefing, logistieke details naar gasten.
• Juni: ceremonie en avondprogramma; publicatie laureaten en fotoreportage.
• Juli: post-event verslag, opvolging matchmaking, afgifte certificaten.
• Nazomer–najaar: themasessies en kleinschalige netwerkbijeenkomsten.

Locatie bereikbaarheid

De ceremonie vindt traditioneel plaats aan de Nederlandse kust. De locatie is goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer; parkeermogelijkheden en looproutes worden vooraf meegestuurd met de gastinformatie. Voor internationale gasten adviseren we reizen via Schiphol en verder per trein of taxi. Hotelkamers in de directe omgeving zijn beperkt; reserveer tijdig of informeer naar het contingent dat door de organisatie wordt vrijgehouden.

Protocol, etiquette duurzaamheid

Wij hanteren een nuchtere maar respectvolle stijl. Op tijd komen, telefoons op stil, korte en to the point bijdragen — zo blijft het tempo hoog en krijgt iedereen ruimte. Afval scheiden we op locatie; drukwerk wordt beperkt gehouden. Presentaties worden vooraf digitaal aangeleverd; we testen alles op resolutie en leesbaarheid. Wie een cadeautje wil meenemen voor een laureaat of spreker: kies iets kleins en lokaal geproduceerd.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Kan ik meerdere collega’s meenemen? Alleen met vooraf bevestigde namen; we houden de zaal compact om kwaliteit van ontmoetingen te borgen.

Mag ik mijn uitnodiging doorgeven? Nee, uitnodigingen zijn persoonlijk. Neem bij verhindering contact op zodat we iemand van de wachtlijst kunnen plaatsen.

Is er een livestream? Afhankelijk van de editie. Opnames en foto’s delen we na afloop via de site.

Worden presentaties gedeeld? Ja, sprekers kunnen een publiek deel beschikbaar stellen; vertrouwelijke slides worden uitgesloten.

Contact updates

Vragen over deelname, nominaties, sponsoring of pers? Gebruik het formulier op de homepage. Wilt u op de hoogte blijven van data en programma’s, schrijf u dan in voor de nieuwsbrief of volg de aankondigingen op de site. Voor specifieke verzoeken rond toegankelijkheid of dieetwensen: meld het ruim vooraf, dan zorgen we voor een passende oplossing.